Ang bawat Virginia Notary Public ay nanumpa sa tungkulin, sa bahagi, na nagsasabi na susundin nila ang isang tiyak na hanay ng mga alituntunin kapag nagpapanotaryo ng mga dokumento. Ang pagkilala sa Notaryo ay maaaring tanggihan para sa iba't ibang dahilan, kabilang ang, ngunit hindi limitado sa:

• hindi pagkakaroon ng wastong pagkilala sa bawat dokumentong ipinakita (dapat sumasalamin sa notarial na pahayag kung ano ang notarized. ibig sabihin – pirma (mga) o totoong kopya ng orihinal);
• ang Estado at lungsod/county kung saan ang dokumento ay isinasagawa ay hindi ipinahiwatig;
• ang numero ng pagpaparehistro ng notaryo ay nawawala o mali;
• ang petsa ng pag-expire ng notaryo ay nawawala o hindi tama;
• ang notaryo na selyo o selyo ay nawawala o mali;
• ang selyo/selyo para sa notaryo ay hindi eksaktong tugma sa kanilang kinomisyon na pangalan. Maaari mong i-verify ang impormasyon ng komisyon para sa iyong notaryo dito Notary Commission Verification
• hindi nilagdaan ng notaryo ang kanyang pangalan sa notarized na dokumento;
• ang petsa ng notarization sa dokumento ay higit sa 12 (na) buwang gulang;
• ang dokumento ay hindi napetsahan;
• ang notary acknowledgement ay dapat nasa English;
• ang buong notarization ay dapat nasa parehong pahina; o
• ang mga kinakailangang item para sa notarization ay dapat na nakalista bilang bahagi ng notarization at hindi lamang kasama sa dokumento.
• Ang dokumento ay isang kopya ng larawan ng isang notarization.

Upang maiwasan ang pagkaantala sa pagproseso, siguraduhing tingnan ang iyong mga dokumento bago isumite ang mga ito sa Kalihim ng Opisina ng Komonwelt upang i-verify na ang lahat ng impormasyon ay tumpak at naroroon. 

Pakisuri ang pahina ng Mga Uri ng Dokumento para sa impormasyon sa mga tinatanggap na dokumento.

Maaaring tanggihan ang isang dokumento ng Vital Record para sa iba't ibang dahilan, kabilang ang, ngunit hindi limitado sa:

• ang dokumento ay hindi inisyu ng Virginia Department of Vital Records sa loob ng nakalipas na 12 na) buwan. Upang makakuha ng bagong dokumento, pakibisita ang website ng Vital Records (Virginia Department of Vital Records), makipag-ugnayan sa kanila sa pamamagitan ng telepono sa 804-662-6200, o bisitahin ang iyong lokal na DMV;
• ang dokumento ay isang kopya ng larawan ng isang Vital Record;
• ang dokumento ay binago o pinakialaman;
• ang dokumento ay na-notaryo. Ayon sa batas, ang isang Virginia Notary ay hindi maaaring magnotaryo ng isang Vital Record;
• ang dokumento ay ibinigay sa labas ng Virginia; o
• ang dokumento ay inilabas sa buong mundo

Pakisuri ang pahina ng Mga Uri ng Dokumento para sa impormasyon sa mga tinatanggap na dokumento.

Maaaring tanggihan ang isang dokumento ng Korte para sa iba't ibang dahilan, kabilang ang, ngunit hindi limitado sa:

• Ang dokumento ay mas matanda sa 12 (na) buwan;
• ang dokumento ay hindi naglalaman ng Sertipikasyon ng Opisyal na Tala/Triple Seal;
• hindi nababasa ang pangalan ng klerk/deputy clerk ng hukuman;
• ang dokumento ay inisyu ng isang out-of-state court;
• ang dokumento ay inisyu ng isang pederal na hukuman;
• ang petsa ng paglabas ng dokumento ay nawawala; o
• ang dokumento ay kopya.

Mangyaring makipag-ugnayan sa hukuman kung saan ibinigay ang iyong dokumento upang makuha ang tamang dokumento para sa internasyonal na pagpapatunay. Ipinagbabawal ng batas ng Virginia ang pagnotaryo ng mahahalagang rekord (orihinal o sertipikadong kopya.) 

Pakisuri ang pahina ng Mga Uri ng Dokumento para sa impormasyon sa mga tinatanggap na dokumento.

Ang mga dokumentong inisyu ng isang Hukuman o Vital Records ay hindi maaaring ma-notaryo. Walang exception. Ang mga dokumento ay kinakailangang maibigay sa loob ng nakalipas na 12 (na) buwan. 

Ang mga halimbawa ng mga dokumentong iyon ay:

Vital Records (kapanganakan, kamatayan, kasal, diborsyo, single status)

Mga rekord ng kasal na inisyu ng isang Virginia Circuit Court. Ang mga dokumento ng Circuit Court ay dapat maglaman ng Certification of Official Record/Triple Seal. Ang petsa ay dapat na makikita sa dokumento bilang karagdagan sa pirma at naka-print na pangalan ng (Deputy) Clerk of Court.

Nagbigay ang Virginia ng mga dokumento ng circuit court (decree ng diborsyo, pagbabago ng pangalan, single status) 

State Corporation Commission mula sa ibang Estado/Bansa

Upang ma-authenticate ang iyong notarized na dokumento, lahat ng pitong item ay kinakailangan mula sa notaryo.

• Ang pangalan ng county o independiyenteng lungsod kung saan nilagdaan ang dokumento;
• ang petsa ng pag-notaryo ng dokumento;
• ang notaryo na pahayag – kung ano ang pinapanotaryo (ibig sabihin, isang lagda, isang tunay na kopya ng isang orihinal, o isang panunumpa);
• pirma ng notaryo;
• ang petsa kung kailan nag-expire ang komisyon ng notaryo (buwan, araw, taon);
• numero ng pagpaparehistro ng notaryo;
• ang photographically reproducible notary seal/stamp ng notaryo na may eksaktong pangalan na tumutugma sa aming mga talaan.

Maaari mong i-verify ang pangalan ng iyong notaryo dito. Dapat itong tumugma nang eksakto sa aming mga talaan.

Ang mga dokumento sa iba't ibang wika ay tinatanggap ngunit ang notarization ay dapat nasa Ingles.

• Hindi, maaari lang naming patotohanan o patunayan ang mga sertipikong iyon na ibinigay ng Virginia Department of Vital Records.

• Hindi, maaari lamang naming patotohanan o patunayan ang mga dokumentong nilagdaan ng Virginia Notary o Clerk of Court.